Pour les entreprises, la dématérialisation s’apparente à une politique de « zéro format papier » qui, sur le long terme, présente beaucoup plus d’avantages que d’inconvénients question gestion des flux. Toutefois, la gestion électronique de documents comporte certains risques, d’autant qu’il est question de transformer tout papier externalisé en format électronique. Il est donc crucial de mettre en place des solutions logicielles efficaces comme Pigimmo pour sécuriser les métadonnées dans le cadre de l’archivage des documents.
Quels sont les avantages d’une dématérialisation de documents ?
La dématérialisation de documents promet de nombreux avantages non indéniables à l’entreprise. Déjà, elle permet de réduire les coûts, que cela concerne l’achat du papier, les processus d’impression, de traitement des documents papier, des frais d’affranchissement des documents papier ou encore des coûts d’édition et de retour. On réalise également un gain de temps dans la mise en œuvre d’une telle solution et on bénéficie d’une meilleure productivité, car les procédures manuelles ne trouvent plus leur place dans un tel processus. On estime notamment le gain de temps promis par la mise en place d’une solution de numérisation de documents à 10 à 15%, ce qui représente un temps de travail à faible valeur ajoutée dont peuvent s’acquitter les employés. L’entreprise peut par ailleurs entretenir de meilleures relations avec leurs collaborateurs grâce à la mise en place de la dématérialisation de documents. En effet, les délais de réponse sont largement réduits puisque la communication entre le service RH et les salariés est simplifiée, voire optimisée. Il en est de même pour les relations avec les collaborateurs et les fournisseurs. Le recours à ce type de dispositif s’avère également être une assurance de conformité, car l’entreprise peut repenser l’ensemble de ses process. Il sera par exemple possible de conserver tous les documents de l’entreprise et les dossiers des salariés sans pour autant craindre le manque de place. Comme tout est conservé et stocké sur un disque dur, on peut facilement accéder aux documents, les conserver et au besoin, les modifier. Les documents stockés peuvent également être envoyés aux collaborateurs et aux fournisseurs, notamment les factures et autres bons de commande. Enfin, l’on notera que la mise en place de la dématérialisation de documents permet à l’entreprise de gagner en efficacité et en productivité puisque toutes les tâches à faible valeur ajoutée sont réduites.
Quels sont risques d’une dématérialisation de documents ?
En matière de dématérialisation, la perte de données représente un risque non négligeable. Les professionnels en gestion documentaire dématérialisée ont beau respecter les différentes étapes des solutions de gestion électronique, ils ne seront jamais à l’abri de petits aléas, comme la suppression de document par inadvertance, l’existence de fichier informatique endommagé et le hacking. Heureusement qu’il existe aujourd’hui des logiciels expressément conçus pour récupérer des données perdues ou effacées ainsi que pour réparer des fichiers électroniques illisibles. Le hacking, quant à lui, est une tout autre affaire, car jusqu’à l’heure actuelle, aucune mesure concrète n’a été prise pour pallier le problème de fuite et de vol de données alors que pour la plupart des entreprises, elles représentent une véritable source d’enrichissement, tant au niveau de la productivité et de la qualité que de l’efficacité. La gestion électronique touche d’ailleurs toutes les branches (Finances, Informatique, Ressources Humaines, Recherches et Développement…).
Comment sécuriser ses données informatiques ?
Des mesures concrètes et fonctionnelles doivent absolument accompagner le processus de dématérialisation des documents, et ce, depuis la numérisation jusqu’à l’archivage électronique, en passant par le vidéocodage. On citera par exemple la ratification de la signature électronique, l’horodatage et la validation du document numérique par le biais d’un acte juridique dûment authentifié. La mise en place d’un Système d’Archivage Electronique se trouve également parmi les solutions les plus préconisées par les PME et les grandes entreprises. Il permet de garantir la fiabilité de toute gestion de contenu étant donné que toute modification et suppression sera quasiment impossible.
De par l’innovation technologique, il est possible d’optimiser la sécurité de tout fichier informatisé. La génération de code personnel et la lecture d’empreinte digitale semblent être d’excellentes alternatives surtout quand les données sont stockées sur des supports accessibles à tous (téléphone mobile, tablette…). Il y a aussi des solutions performantes qui rendent possible la gestion de l’information et garantissent la traçabilité des données. Le watermarking et l’interdiction d’impression et de copie de document en font partie. Par ailleurs, pour que ce système de gestion des documents fonctionne correctement, il faut que les informations soient régulièrement mises à jour et contrôlées. Ce type de mesure d’applique aussi bien au niveau du réseau que des applications et des utilisateurs.
Pour qu’un projet de dématérialisation (coffre fort électronique, automatisation de bons de commande, dématérialisation des factures clients, des factures fournisseur et de tout bulletin de salaire…) se solde par un franc succès, il est aussi nécessaire de former préalablement toutes les parties concernées.
