Gérer une copropriété partagé ou groupé n’est pas une chose facile. Entre les travaux, les assurances et la gestion du personnel, le plus dur est de trouver des points d’entente entre les copropriétaires. Heureusement, grâce aux innovations technologiques, les diverses activités à prévoir sont centralisées dans un seul et même logiciel immobilier. Depuis les années 90, plusieurs professionnels de l’informatique ont donc créé des logiciels qui permettent de gérer la copropriété dans son ensemble. Afin de mieux se familiariser avec ce type de logiciel et de faire le bon choix lors de l’acquisition dudit logiciel, nous allons voir dans un premier temps les diverses choses à gérer en termes de copropriété. Puis, dans un deuxième temps, nous allons voir les diverses fonctionnalités inhérentes à un bon logiciel de copropriété.
Les activités d’une copropriété
Les copropriétaires ont diverses choses à gérer. Nous pouvons diviser ces activités en trois principales catégories : les tâches administratives, les questions financières et les autres activités.
En ce qui concerne les tâches administratives, il s’agit surtout des questions légales. Cela signifie que les copropriétaires sont tenus de se conformer aux lois en vigueur. Parmi les activités concernées, il y a les questions de mutation, la tenue des assemblées générales et la gestion des impayés.
Pour ce qui est des questions financières, il s’agit surtout de comptabilité. En effet, une bonne gestion de la copropriété nécessite un appel de fonds, un budget prévisionnel et la bonne répartition des charges.
Enfin, pour les activités annexes, cela concerne les courriers et la gestion des équipements. En tant que copropriétaires, les personnes concernées disposent de biens en commun qu’il convient de bien gérer. Pour les courriers, c’est la meilleure manière pour informer les copropriétaires des décisions prises par exemple.
Les fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion de copropriété
La copropriété partagé est donc une situation qui nécessite d’être gérée de la manière la plus fluide et la plus complète possible. Compte tenu de toutes les activités et des documents qu’elle inclut, elle doit pouvoir s’adapter à toutes les évolutions qui peuvent intervenir au sein de la copropriété.
Ainsi, un bon logiciel de gestion locative (voir Pigimmo) comme celui du spécialiste lockimmo doit pouvoir gérer toutes les activités que nous avons évoquées en première partie. Pour les tâches administratives, il doit pouvoir disposer d’une interface qui permette d’inclure la planification, l’ordre du jour et le procès-verbal des assemblées générales.
Pour les questions financières, la comptabilité automatisée est impérative. Entre les budgets travaux et les budgets exceptionnels, les questions d’argent sont importantes et ne doivent pas être traitées au hasard. Un logiciel de copropriété complet doit permettre le suivi des entrées d’argent, des dépenses effectuées et des sommes à recouvrer.
Pour être accessible à tous, un logiciel de copropriété doit être facile à utiliser. En effet, les copropriétaires ne sont pas forcément des professionnels de l’informatique ou de la comptabilité. En outre, les concepteurs doivent pouvoir assister les utilisateurs du logiciel pour que ces derniers puissent s’adapter et l’utiliser à bon escient.
En bref, un logiciel complet, ergonomique avec un bon design permet une gestion efficace de la copropriété.
